Czym wzorować się podczas wybierania systemu CRM?

W dzisiejszym dynamicznym rynku pracy, skuteczne zarządzanie relacjami z klientami i kandydatami jest niezbędne dla każdej agencji pracy. Odpowiedni system CRM może znacznie poprawić wydajność, organizację i efektywność procesów rekrutacyjnych. 

Jednak wybór niewłaściwego systemu może prowadzić do poważnych problemów, takich jak spadek jakości obsługi klienta czy straty finansowe. W tym artykule omówimy, na co agencja pracy powinna zwrócić uwagę przy wyborze CRM, jakie funkcje są najważniejsze oraz jakie problemy unikać, koncentrując się na specyficznych wyzwaniach tej branży.

Kluczowe funkcje CRM dla agencji pracy

1. Zaawansowane zarządzanie kandydatami w systemie CRM

Efektywne zarządzanie dużymi bazami danych kandydatów to podstawa działalności każdej agencji pracy. Dobrze zorganizowana baza danych kandydatów pozwala agencji pracy efektywnie zarządzać swoimi zasobami ludzkimi oraz szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku. 

Istotne jest właściwe gromadzenie, przechowywanie i aktualizowanie informacji o kandydatach, dzięki czemu agencja może szybko i sprawnie wyszukiwać odpowiednich profili dla konkretnych ofert pracy. CRM powinien umożliwiać:

  • Łatwe dodawanie i aktualizowanie informacji o kandydatach: System musi pozwalać na szybkie dodawanie nowych kandydatów oraz aktualizowanie ich danych. Przykład: CRM, który automatycznie aktualizuje dane kandydata na podstawie otrzymanych CV.
  • Segmentacja kandydatów: Możliwość sortowania kandydatów według różnych kryteriów, takich jak umiejętności, doświadczenie czy lokalizacja. Przykład: Funkcja tagowania kandydatów na podstawie posiadanych certyfikatów lub ukończonych kursów.

2. Automatyzacja procesów rekrutacyjnych dzięki systemowi CRM

Automatyzacja jest kluczowa dla zwiększenia efektywności pracy agencji. Dzięki automatyzacji procesów agencja może zaoszczędzić czas i zasoby, które mogą być wykorzystane na bardziej wartościowe zadania. Systemy automatyzacyjne mogą pomóc w monitorowaniu kampanii reklamowych, tworzeniu raportów, zarządzaniu bazą klientów czy optymalizacji procesów sprzedażowych. 

Dzięki nim można również szybko reagować na zmiany w otoczeniu rynkowym i dostosowywać strategię działania.  CRM powinien oferować:

  • Automatyczne wysyłanie e-maili i powiadomień jest kluczową funkcją w oprogramowaniu CRM dla agencji zatrudnienia: System, który automatycznie wysyła wiadomości powitalne do nowych kandydatów oraz przypomnienia o nadchodzących rozmowach kwalifikacyjnych.
  • Automatyczne aktualizacje statusów rekrutacyjnych: Przykład: CRM, który samoczynnie aktualizuje status aplikacji po każdej fazie procesu rekrutacyjnego.

3. Zaawansowane zarządzanie relacjami z klientami w systemie CRM

Skuteczne zarządzanie relacjami z klientami jest niezbędne dla utrzymania długoterminowych współprac. Dobre relacje z klientami są kluczowe dla każdej firmy, ponieważ lojalni klienci mogą przynieść regularne przychody i rekomendować produkty lub usługi swoim znajomym. 

Skuteczne zarządzanie relacjami z klientami polega na świadomym budowaniu i utrzymywaniu pozytywnych interakcji z klientami w trakcie całego cyklu życia klienta – od pozyskania, poprzez obsługę, aż do utrzymania. CRM powinien umożliwiać:

  • Śledzenie historii interakcji: System, który zapisuje wszystkie e-maile, notatki z rozmów telefonicznych i spotkań z klientami.
  • Obsługę posprzedażową: CRM, który automatycznie przypomina o terminach odnowienia umów z klientami oraz o nadchodzących terminach płatności.

4. Integracja systemu CRM z narzędziami rekrutacyjnymi 

CRM powinien bezproblemowo integrować się z innymi narzędziami używanymi przez agencję pracy, takimi jak aplikacje do zarządzania kandydatami, systemami do tworzenia raportów czy platformami do komunikacji z klientami. Dzięki temu zwiększa się efektywność pracy oraz umożliwia łatwe przekazywanie informacji pomiędzy różnymi działami firmy. 

Możliwa integracja z innymi narzędziami pozwala także na lepsze monitorowanie działań i wyników, co przekłada się na lepsze zarządzanie relacjami z klientami i kandydatami. Dlatego ważne jest, aby CRM był elastyczny i mógł być dostosowany do indywidualnych potrzeb i wymagań agencji pracy. Przykładowe funkcje

  • Portale pracy: CRM, który automatycznie importuje aplikacje kandydatów z popularnych portali pracy.
  • Systemy ATS (Applicant Tracking System): CRM, który integruje się z systemami śledzenia kandydatów i innym oprogramowaniem HR, umożliwiając spójne zarządzanie procesem rekrutacyjnym.

5. Analityka i raportowanie w systemie CRM

Zaawansowane funkcje analityczne i możliwość generowania raportów są kluczowe do monitorowania efektywności rekrutacji. Dzięki zaawansowanym funkcjom analitycznym rekruterzy mogą śledzić kluczowe wskaźniki efektywności rekrutacji, takie jak czas do zatrudnienia, koszt na pozyskanie kandydata czy retention rate. Dzięki temu mogą śledzić, które kanały rekrutacyjne przynoszą najlepsze rezultaty i dostosować swoje strategie rekrutacyjne.


Generowanie raportów pozwala na szybkie i łatwe prezentowanie danych dotyczących procesu rekrutacyjnego w formie czytelnych i zrozumiałych raportów. CRM powinien oferować:

  • Szczegółowe raporty: System, który generuje raporty dotyczące liczby zatrudnień, czasu potrzebnego na zatrudnienie kandydata oraz efektywności poszczególnych rekruterów.
  • Analiza trendów: CRM, który analizuje dane i identyfikuje trendy w zatrudnianiu, pomagając agencji w planowaniu przyszłych działań rekrutacyjnych.

Problemy do uniknięcia przy wybieraniu CRM

1. Brak elastyczności i skalowalności systemu CRM

Agencje pracy często muszą szybko reagować na zmiany na rynku pracy, dlatego ważne jest, aby CRM był elastyczny i skalowalny. Nowoczesne systemy CRM pozwalają agencjom pracy dostosować się do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych poprzez łatwe dostosowywanie procesów, automatyzację działań oraz śledzenie i analizowanie danych. Unikaj systemów, które nie oferują dedykowanych modułów dla agencji pośrednictwa pracy:

  • Nie umożliwiają łatwej modyfikacji funkcji: CRM, który nie pozwala na dodawanie nowych pól lub dostosowywanie interfejsu użytkownika do specyficznych potrzeb agencji.
  • Nie skalują się w miarę rozwoju firmy, co może być problemem dla agencji zatrudnienia: System, który nie obsługuje rosnącej liczby użytkowników lub danych bez znacznego spadku wydajności.

2. Skomplikowany interfejs użytkownika w systemie CRM

Interfejs użytkownika CRM powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze, co jest kluczowe dla efektywnego działania oprogramowania w agencji pośrednictwa pracy. Użytkownik powinien mieć łatwy dostęp do głównych funkcji systemu CRM, takich jak zarządzanie kontaktami, raportowanie, monitorowanie działań sprzedażowych czy analizowanie danych, wszystko obsługiwane przez odpowiednie moduły. 

Interfejs powinien być przejrzysty, zrozumiały i łatwy w nawigacji, dzięki czemu użytkownik będzie mógł szybko znaleźć potrzebne informacje i wykonywać swoje zadania efektywnie.


Dodatkowo, interfejs powinien być responsywny i dostosowywać się do różnych rozdzielczości ekranów, co pozwoli użytkownikom korzystać z systemu CRM zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych. Unikaj systemów, które:

  • Mają zbyt skomplikowany interfejs, co utrudnia korzystanie z oprogramowania: CRM, który wymaga długiego szkolenia dla nowych użytkowników, co może obniżać efektywność pracy zespołu.
  • Brak funkcji szybkiego dostępu: System, który nie umożliwia szybkiego dostępu do najczęściej używanych funkcji, takich jak wyszukiwanie kandydatów czy generowanie raportów.

3. Brak obsługi wielu języków i walut

Agencje pracy działające na międzynarodowym rynku potrzebują CRM, który obsługuje wiele języków i walut, a także oferuje dedykowane moduły dla agencji pośrednictwa pracy. W takim przypadku idealnym rozwiązaniem może być system CRM, który umożliwia dostosowanie interfejsu oraz dokumentów do wielu języków oraz walut. 

Takie rozwiązanie pozwala łatwo obsługiwać klientów z różnych krajów i ułatwia komunikację z nimi. Dodatkowo, istotne może być również integracja z systemami do zarządzania finansami, co ułatwi zarządzanie płatnościami i rozliczeniami w różnych walutach. Unikaj systemów, które:

  • Nie oferują wsparcia dla różnych języków: CRM, który nie posiada interfejsu w języku używanym przez zagranicznych klientów agencji.
  • Brak obsługi różnych walut: System, który nie umożliwia fakturowania w walutach używanych przez międzynarodowych klientów.

4. Ograniczone funkcje mobilne

W dzisiejszych czasach praca zdalna i mobilność są kluczowe, zwłaszcza dla agencji zatrudnienia, które potrzebują elastycznych rozwiązań CRM. System CRM powinien oferować pełną funkcjonalność na urządzeniach mobilnych. Firma powinna zadbać o to, aby jej system CRM działał równie sprawnie na smartfonach i tabletach, jak na komputerach stacjonarnych, co jest szczególnie ważne dla agencji zatrudnienia. 

Pracownicy mogą mieć potrzebę dostępu do danych klientów w każdym miejscu i czasie, dlatego ważne jest, aby aplikacja była responsywna i łatwa w obsłudze na różnych urządzeniach. Unikaj systemów, które:

  • Nie oferują aplikacji mobilnych: CRM, który nie posiada dedykowanej aplikacji na smartfony i tablety, co utrudnia korzystanie z systemu dla agencji pracy w terenie.
  • Ograniczona funkcjonalność mobilna: System, który na urządzeniach mobilnych oferuje tylko podstawowe funkcje, nie umożliwiając pełnego zarządzania bazą kandydatów i procesami rekrutacyjnymi.

5. Brak wsparcia dla pracy zespołowej

Efektywna praca zespołowa jest kluczowa dla sukcesu agencji pracy. CRM powinien wspierać współpracę między członkami zespołu. Wdrożenie systemu CRM może pomóc agencji pracy w efektywnym zarządzaniu relacjami z klientami oraz kandydatami, dzięki modułom dedykowanym dla agencji pośrednictwa pracy. Dzięki odpowiedniej konfiguracji systemu, użytkownicy mogą łatwo udostępniać informacje i współpracować nad projektem rekrutacyjnym. Unikaj systemów, które:

  • Brak funkcji współdzielenia danych: CRM, który nie pozwala na współdzielenie informacji o kandydatach i klientach między członkami zespołu.
  • Ograniczone funkcje komunikacyjne: System, który nie oferuje wbudowanych narzędzi do komunikacji, takich jak czaty czy tablice ogłoszeń.

Odpowiedni system CRM, dlaczego jest taki ważny?

Wybór odpowiedniego systemu CRM dla agencji pracy jest kluczowy dla skutecznego zarządzania bazą kandydatów, automatyzacji procesów rekrutacyjnych oraz budowania trwałych relacji z klientami. Kluczowe funkcje, takie jak zaawansowane zarządzanie kandydatami, automatyzacja procesów rekrutacyjnych, zaawansowane zarządzanie relacjami z klientami, integracja z narzędziami rekrutacyjnymi oraz analityka i raportowanie, są niezbędne do skutecznego zarządzania działalnością rekrutacyjną.

 Jednocześnie należy unikać systemów, które mają brak elastyczności i skalowalności, skomplikowany interfejs użytkownika, brak obsługi wielu języków i walut, ograniczone funkcje mobilne oraz brak wsparcia dla pracy zespołowej. Wybór odpowiedniego CRM może znacząco przyczynić się do sukcesu Twojej agencji i zwiększyć efektywność działań rekrutacyjnych.

Więcej o systemie CRM dla agencji pracy i wielu innych branż znajdziesz na: https://saleswizard.pl