Na co zwracać uwagę podczas wprowadzania systemu CRM

Wprowadzenie systemu CRM może przynieść wielorakie zalety dla przedsiębiorstwa, takie jak ulepszenie interakcji z klientami, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz lepsze zarządzanie informacjami. Niemniej jednak, aby móc skorzystać z tych korzyści, należy unikać pewnych kluczowych pomyłek, które mogą zniweczyć cały projekt. 

Brak planu może prowadzić do chaosu i nieefektywnego wykorzystania systemu. Kolejnym błędem jest niewłaściwe zaangażowanie pracowników. Aby system CRM działał efektywnie, konieczne jest zaangażowanie wszystkich pracowników, którzy będą z niego korzystać. Warto zorganizować szkolenia i warsztaty, aby zapewnić odpowiednią edukację i wsparcie dla pracowników. Innym częstym błędem jest niewłaściwe dopasowanie systemu CRM do potrzeb przedsiębiorstwa. Wybór niewłaściwego systemu lub zbyt skomplikowanego rozwiązania może prowadzić do problemów z jego użytkowaniem i braku zadowolenia z jego funkcjonalności.

Rekomendacje znajomych

Decyzja o wyborze systemu CRM na podstawie opinii znajomych lub innych firm może być atrakcyjna, ale niesie za sobą ryzyko. Nawet jeśli osoba, która poleca system, ma dobre intencje, ich wymagania mogą być zupełnie różne od Twoich. Co działa skutecznie w jednej firmie, niekoniecznie będzie odpowiednie w innej. Dlatego zawsze warto przeprowadzić własne badania i analizę potrzeb przed podjęciem decyzji. Warto rozważyć kilka potencjalnych systemów, sprawdzić ich funkcjonalności, integracje z innymi narzędziami w firmie, koszty i opinie użytkowników. Można także skorzystać z darmowych okresów testowych lub konsultacji z przedstawicielami dostawców, aby dokładniej poznać możliwości systemu CRM.

  • Samodzielna analiza: Zamiast sugerować się opiniami innych, przeprowadź samodzielną analizę wymagań i potencjału systemu.
  • Porady specjalistów: Zasięgnij rady niezależnych specjalistów, którzy potrafią dokonać obiektywnej oceny systemów CRM.

Brak przygotowanych planów przed wdrożeniem systemu CRM

Jednym z częstych błędów popełnianych przez firmy jest implementacja systemu CRM bez wcześniejszego zmapowania, ustalenia i opisania procesów. Procesy sprzedaży, obsługi klienta, pozyskiwania nowych klientów oraz kwalifikacji klientów powinny być wyraźnie określone przed wdrożeniem systemu CRM jako narzędzia do zarządzania relacjami z klientami. Brak tego kroku wstępnego sprawia, że wprowadzenie CRM staje się chaotyczne i prowadzi do utraty przejrzystości.

Brak zdefiniowanych procesów powoduje, że nie jest jasne, co i dlaczego jest mierzone, co jest istotne w procesie pozyskiwania klienta, a co nie ma znaczenia.

  • Mapowanie: Zanim wdrożysz CRM, sprecyzuj wszystkie istotne procesy wraz z zespołem.
  • Warsztaty oraz szkolenia: Zorganizuj szkolenia i warsztaty, aby upewnić się, że zespół rozumie i akceptuje nowe procesy.
  • Dokumentowanie: Opracuj szczegółową dokumentację procesów, która będzie pomocna podczas kolejnych etapów wdrożenia systemu CRM.

Wybór systemu CRM ze względu na to jak bardzo jest popularny

Nierzadko przedsiębiorstwa popełniają błąd, wybierając system CRM jedynie ze względu na jego popularność. Decyzja oparta na popularności systemu CRM, a nie na realnych potrzebach firmy, może prowadzić do poważnych problemów. To, że system jest powszechnie używany, nie oznacza automaycznie, że spełni specyficzne wymagania i potrzeby twojego przedsiębiorstwa. Istnieje ryzyko, że nie będzie idealnie integrował się z obecnymi procesami oraz nie będzie wspierał unikalnego modelu pracy.

  • Badanie Wymagań: Dokonaj szczegółowej analizy wymagań firmy przed wyborem systemu CRM.
  • Porównanie Oprogramowania: Zbadać różnice między różnymi systemami CRM pod względem ich możliwości, nie tylko popularności.
  • Proces Testowania: Poproś o udostępnienie wersji demonstracyjnych i przetestuj system w środowisku pracy twojej firmy.

Podjęcie decyzji w oparciu o prezentację 

Innym błędem jest decydowanie się na system CRM tylko na podstawie prezentacji sprzedawcy. Podczas prezentacji można zobaczyć, jak system wygląda i działa w ogólności, ale nie da to pełnego obrazu jego funkcjonowania w Twojej firmie. Mimo że prezentacja może być przekonująca, to nie odzwierciedla prawdziwej efektywności i funkcjonalności systemu w codziennej pracy handlowca.

Testy praktyczne: Poproś o możliwość próbnego działania systemu na autentycznych danych i przypadkach z Twojej firmy.

Realne przykłady: Zadbaj o to, aby przetestować system przy użyciu rzeczywistych przypadków i danych, aby ocenić jego wydajność.

Wybór systemu CRM poprzez estetykę 

Decydując się na system CRM na podstawie jego estetyki jest często popełnianym błędem. Chociaż atrakcyjny wygląd interfejsu jest istotny, nie powinien być głównym czynnikiem decydującym. Wybór systemu, który wygląda świetnie, ale nie spełnia twoich funkcjonalnych wymagań, okaże się jedynie stratą zasobów. Oczywiście, ważne jest, aby system CRM był intuicyjny i łatwy w obsłudze, ale to nie powinno być priorytetem. Przed podjęciem decyzji należy dokładnie przeanalizować funkcjonalności, integracje z innymi systemami, możliwości dostosowania do specyficznych potrzeb firmy oraz wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników.


Warto również skonsultować się z innymi użytkownikami systemu, którzy mają doświadczenie w korzystaniu z różnych platform CRM. Mogą oni podzielić się swoimi opiniami i wskazać na zalety i wady poszczególnych systemów.
Podsumowując, estetyka systemu CRM jest ważna, ale nie powinna być decydującym czynnikiem przy wyborze. Priorytetem powinny być funkcjonalności i możliwości dostosowania do potrzeb firmy, aby system mógł efektywnie wspierać procesy biznesowe i przyczynić się do osiągnięcia celów organizacji. 

  • Na pierwszym miejscu funkcjonalność: Skoncentruj się na tym, jak system spełnia potrzeby twojej firmy i jego funkcjonalności.
  • Praktyczne użycie: Upewnij się, że wybrany system zapewni praktyczne funkcje, ale także estetyczny wygląd.

Jak zapobiec pomyłkom podczas implementacji systemu CRM

Korzystając z tych wskazówek, zredukujesz szansę na popełnienie błędów i maksymalnie wykorzystasz korzyści płynące z implementacji CRM jako narzędzia sprzedażowego. Wybór właściwego systemu CRM jest kluczowy dla powodzenia twojej firmy, dlatego podejdź do tego starannie i precyzyjnie, aby pracownicy mogli skutecznie wykorzystywać system. Oto kilka wskazówek, jak wybrać i wdrożyć skuteczny system CRM:

  • Zdefiniuj cele i potrzeby firmy: Zanim zdecydujesz się na konkretny system CRM, zdefiniuj cele, jakie chcesz osiągnąć za jego pomocą. Określ, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze i jak mają pozwolić poprawić efektywność sprzedaży.
  • Przeprowadź analizę rynku: Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu CRM, warto dokładnie przeanalizować dostępne na rynku rozwiązania. Porównaj funkcjonalności, ceny oraz opinie innych użytkowników, aby wybrać najlepiej dopasowany system do potrzeb Twojej firmy.
  • Wdróż system stopniowo: Wprowadzanie nowego systemu CRM w firmie może być skomplikowanym procesem, dlatego zaleca się wdrażanie go stopniowo. Rozpocznij od małego zespołu lub działu, aby pracownicy mogli się z nim zapoznać i stopniowo przyswajać nowe funkcje.
  • Zapewnij odpowiednie szkolenia: Szkolenia są kluczowe dla skutecznego wykorzystania systemu CRM. Zapewnij pracownikom odpowiednie szkolenia, aby mogli efektywnie korzystać z systemu i maksymalizować jego potencjał.
  • Monitoruj efektywność systemu: Regularnie monitoruj wykorzystanie systemu CRM oraz jego efektywność w poprawie procesów sprzedażowych. Dokonuj analizy danych i przeprowadzaj ewentualne korekty, aby system działał jak najlepiej.

Poprzez staranne wybór, wdrożenie i ciągłe monitorowanie systemu CRM jako narzędzia sprzedażowego, możesz maksymalnie wykorzystać jego potencjał i poprawić efektywność działu sprzedaży w Twojej firmie.