Każdy, kto miał okazję pracować w sprzedaży, spotkał się z takimi hasłami, jak „zarządzanie relacjami z klientami” lub „CRM”. To kluczowy element strategii marketingowej, który pozwala na podejmowanie i realizowanie współpracy z kontrahentami i partnerami biznesowymi. Nie byłoby to jednak możliwe bez specjalnych narzędzi, które ułatwiają segmentację pozyskanych kontaktów. Kluczowym elementem jest tutaj platforma CRM, czyli zagregowana baza umożliwiająca interakcję na linii przedsiębiorstwo – klient.

System CRM – co to jest?

Najkrócej rzecz ujmując, system CRM to platforma teleinformatyczna, która pozwala podtrzymywać relację z klientami za pomocą rozmaitych kanałów kontaktowych. Stanowi ona swoistą „wirtualną kartotekę”, w której można odnotować szereg przydatnych informacji. Podstawę stanowią informacje o kliencie: nazwa firmy lub imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz historia współpracy. System CRM umożliwia podjęcie interakcji – wykonanie telefonu, przypomnienie o zapłacie czy odnotowanie nowego zamówienia. Możliwe jest także przeglądanie danych historycznych: kiedy rozpoczęto współpracę, jakimi produktami interesował się klient czy też daty ostatnich kontaktów. Kompatybilny system CRM umożliwia także przypisanie kontaktów do poszczególnych doradców, którzy wyznaczeni są do realizacji leadów sprzedażowych.

Dlaczego platforma CRM jest tak istotna?

Wyobraź sobie, że prowadzisz rejestr klientów w swoim prywatnym notesie – fizycznym, papierowym nośniku. Niezwykle łatwo jest utracić tak cenną bazę danych, wystarczy zagubienie zeszytu czy zalanie go kawą. Taka sytuacja to potencjalne ryzyko utraty klienta lub – co gorsza – wycieku danych chronionych przez RODO. Platforma CRM ma za zadanie ułatwić zarządzanie kontaktami oraz zabezpieczyć pozyskane dane. Digitalizacja takich danych sprawia, że CRM to rozwiązanie znacznie bezpieczniejsze, a jednocześnie bardziej efektywne. Szczególnie ważne jest to w momencie, gdy firma obsługuje wielu klientów w różnych segmentach: klient detaliczny, MSP czy klient korporacyjny. Można więc powiedzieć, że platforma CRM jest dla działu sprzedaży tym, czym dobrze wyposażony warsztat dla mechanika.

Idealny system CRM – czyli jaki?

Poszczególne systemy CRM różnią się pomiędzy sobą funkcjonalnością, stopniem skomplikowania obsługi, ceną i szeregiem innych czynników. Chociaż cel jest jeden – zarządzanie relacjami z klientami – to efektywność wykonywania tego zadania może być zróżnicowana. Warto więc zdefiniować idealny system CRM, czyli taki, który:

  • Oferuje gromadzenie kluczowych informacji na temat poszczególnych klientów;
  • Jest dopracowany w każdym aspekcie i cechuje się niską awaryjnością;
  • Umożliwia kompleksowe planowanie i koordynowanie pracy z klientem;
  • Jest intuicyjne w obsłudze, a szata graficzna nie męczy użytkownika;
  • Pozwala na szczegółowe zarządzanie poszczególnymi etapami sprzedaży;
  • Oferuje szybkie generowanie raportów z wybranymi elementami filtracyjnymi;
  • Umożliwia zarządzanie produktami i przypisywaniem rekomendacji do klientów;
  • Pozwala na planowanie i realizację działań masowych w wybranym sektorze;
  • Przedstawia wskaźniki makro- i mikroekonomiczne, np. RFM;
  • Udostępnia kontakt wewnętrzny zarówno w sposób horyzontalny (kierownik – pracownik), jak i wertykalny (współpracownik – współpracownik);
  • Posiada stałe wsparcie typu helpdesk ze strony dostawcy systemu CRM;
  • Oferuje doskonały stosunek ceny do jakości – czyli nie drenuje naszego budżetu.

Ranking CRM-ów na rynku – sierpień 2022

Wybór systemu CRM powinien być przemyślany – w końcu oprogramowanie to będzie towarzyszyć firmie przez długi czas. Aby umożliwić Wam podjęcie najlepszej decyzji, przeanalizowaliśmy osiem systemów CRM dostępnych na rynku w polskiej wersji językowej. Zwróciliśmy uwagę na zalety i wady poszczególnych rozwiązań oraz na możliwości oferowane przez dany CRM. Wyniki prezentujemy w kolejności alfabetycznej, a poniższe zestawienie oparliśmy na podstawie własnych spostrzeżeń. Ceny podane są w wartości netto za jednego użytkownika systemu.

BERG System

Skrócone info:
BERG System został stworzony przez polskiego producenta, które funkcjonuje już od bez mała dekady na rynku. Przystępny cenowo, intuicyjny w obsłudze, z bardzo dobrym wsparciem supportu. Wszystkie najważniejsze moduły mamy na wyciągnięcie ręki, a dane w BERG System przedstawiane są w zrozumiały i czytelny sposób. Niestety, osoby korzystające z urządzeń mobilnych nie zainstalują aplikacji BERG System – takowej nie ma. Wersja przeglądarkowa powinna jednak wystarczyć, szczególnie, gdy zespół sprzedaży będzie pracować na BERG System w centrach sprzedażowych.

Na plus:

  • Łatwość obsługi systemu;
  • Nielimitowana przestrzeń na pliki;
  • Szybki i skuteczny support;
  • Integracja z VOIP i czatem online;
  • Integracja z bramką płatniczą;
  • Monitoring realizacji celów;

Na minus:

  • Brak aplikacji mobilnej;
  • Brak modułu ofertowania;
  • Mała ilość integracji;

Cena BERG System: od 59 do 99 złotych

CSMART

Skrócone info:

Wybierając CSMART, powinniśmy nastawić się na samodzielność – zdarzają się przypadki, że support nie odpowiada na zgłoszenie. Nie zmienia to faktu, że samo narzędzie CSMART jest bardzo rozbudowane, a przy tym intuicyjne w obsłudze. Kompleksowy moduł faktur i magazynu z pewnością należy do silnych stron CSMART. Dodajmy do tego nielimitowaną przestrzeń na pliki, a otrzymamy wszechstronne zaplecze sprzedażowe. CSMART z pewnością można określić jako narzędzie z korzystnym stosunkiem jakości do ceny, co wpływa na jego wysoką popularność.

Na plus:

  • Łatwość obsługi systemu;
  • Nielimitowana przestrzeń na pliki;
  • Przejrzysty moduł ofertowania;
  • Dodatki w postaci modułu faktur i magazynu;
  • Integracja z VOIP;
  • Możliwość szybkiego dodania kontrahenta;

Na minus:

  • Problematyczne wsparcie support;
  • Brak możliwości pomiaru sprzedaży;
  • Brak synchronizacji z kalendarzem Google;

Cena CSMART: od 39 do 119 złotych

Firmao CRM

Skrócone info:

Firmao to kolejne (i nie ostatnie) polskie narzędzie w tym zestawieniu, które jest warte uwagi. Początkowo uchodziło za narzędzie trudne w obsłudze, niekiedy toporne, jednak z roku na rok Firmao zdecydowanie poprawia się pod kątem przyjazności użytkowania. Choć Firmao jest najtańsze spośród wszystkich narzędzi, to kompletnie obala tezę „tanie znaczy gorsze”. Ze względu na swój charakter, narzędzie to jest czymś więcej niż systemem CRM, ale jeszcze nie w pełni ERP. Rozbudowany interfejs z początku może przytłoczyć, ale po pewnym czasie przywykniemy do takiego układu w Firmao.

Na plus:

  • Dużo przydatnych modułów, m.in. magazyn, fakturowanie, kadry i płace;
  • Skuteczny support w trybie czatu;
  • Dostępność opcji kontaktu z klientem w formule Livechat i Callback;
  • Integracja z VOIP;
  • Możliwość wprowadzenia katalogu produktów;
  • Atrakcyjna cena;

Na minus:

  • Stosunkowo trudny w obsłudze interfejs;
  • Brak możliwości mierzenia procesu sprzedaży;
  • Zniechęcająca aplikacja mobilna w formie RWD;

Cena: od 29 do 99 złotych

Freshsales CRM by Freshworks

Skrócone info:

Freshsales to jeden z wielu elementów środowiska tworzonego przez Freshworks, który w pełni digitalizuje przedsiębiorstwo. Przyjazny interfejs Freshsales oferuje ogromne możliwości, ale i generuje sytuacje, gdzie polski niezgrabnie przeplata się z angielskim. Freshsales pozytywnie zaskoczy niezdecydowanych – aż 21 bezpłatnych dni próbnych zamiast standardowych 14 na początek. Niezrozumiałe oddzielenie kontaktów od potencjalnych klientów powoduje wydłużenie czasu dodania transakcji. Freshsales nadrabia jednak możliwością generowania najrozmaitszych raportów od podstaw.

Na plus:

  • Ogromna baza raportów z opcją tworzenia własnych konfiguracji;
  • Rozbudowany, ale i przyjazny w obsłudze interfejs;
  • Nielimitowana przestrzeń na pliki;
  • Chat support 24/7 w wersji angielskiej, telefoniczny support w wersji polskiej;
  • Mnogość rozmaitych integracji, w tym integracja z VOIP;
  • Opcja tworzenia własnych scenariuszy sprzedażowych;

Na minus:

  • „Ponglish” – nieporadne tłumaczenie na język polski, przeplatanki językowe;
  • Stosunkowo wysoka cena systemu na tle konkurencji;
  • Brak modułu ofertowania;

Cena Freshsales: od 29 do 99 dolarów (od 133 do 456 złotych)

Pipedrive

Skrócone info:

Pipedrive na rynku uchodzi za najsilniejszego konkurenta Livespace w zakresie obsługi sektora MSP. Narzędzia są do siebie stosunkowo podobne, dzielą też wspólny minus – brak modułu ofertowania. Choć Pipedrive oferowana jest jako polska aplikacja, to support jest zagraniczny – nasze zapytania tłumaczone są w translatorze. Cały system, jak i aplikacja mobilna Pipedrive jest dopracowana na najwyższym poziomie, trudno więc o crashe czy bugi. Kwestia interfejsu jest sporna: podczas gdy wielu jest całkiem zadowolonych z Pipedrive, część osób twierdzi, że jest on „zbyt pusty”.

Na plus:

  • Nielimitowana przestrzeń na pliki;
  • Praktyczna i intuicyjna w obsłudze aplikacja mobilna;
  • Support w postaci czatu 24/7;
  • Możliwość śledzenia e-maili;
  • Duża liczba dostępnych integracji, w tym z VOIP;
  • Moduł produktów jako odrębny element menu;

Na minus:

  • Interfejs nie jest aż tak intuicyjny, jak w przypadku konkurencji;
  • Pojawiają się elementy „ponglishu” – niektóre słowa są nieprzetłumaczone;
  • Brak modułu ofertowania

Cena Pipedrive: od 12,50 do 99 euro (od 58,50 do 463 złotych)

Livespace

Skrócone info:

Livespace to jedno z najchętniej wybieranych narzędzi CRM, które doceniane jest w sektorze MSP. Stosunek ceny do jakości jest w przypadku Livespace doskonale wyważony – szereg zalet przy rozsądnej polityce cenowej. Tak naprawdę można znaleźć tu prawie wszystko, czego oczekujemy od idealnego CRM-a. „Prawie”, ponieważ brakuje modułu ofertowania oraz całodobowego supportu Livespace. Na plus warto zaznaczyć nieliniowy proces sprzedaży, który można konfigurować wedle własnych potrzeb. Aby w pełni przyswoić system Livespace, warto skorzystać ze szkoleń w panelu Akademii.

Na plus:

  • Nielimitowana przestrzeń na pliki;
  • Przejrzysty, intuicyjny w obsłudze interfejs;
  • Akademia Livespace, czyli zestaw bezpłatnych kursów produktowych;
  • Efektywny monitoring realizacji celów;
  • Wygodna i praktyczna aplikacja mobilna;
  • Integracja z VOIP;

Na minus:

  • Ograniczona dostępność supportu (tylko w godzinach 9:00 – 17:00);
  • Brak modułu ofertowania;
  • Część osób zarzuca aplikacji stosunkowo powolny rozwój;

Cena Livespace: od 59 do 179 złotych

SalesWizard CRM

Skrócone info:

Nie będzie przesady w stwierdzeniu, że SalesWizard to polski powiew świeżości na rynku systemów CRM. Choć SalesWizard jest stosunkowo młody, to zyskał uznanie szczególnie w sektorze MSP w branży fotowoltaiki. Za tym sukcesem stoją 3P: prostota, przejrzystość i praktyczność. Osoby pracujące na tabletach i smartfonach może boleć brak dedykowanej aplikacji SalesWizard. No i jeszcze ten limit 60 GB przestrzeni na pliki – niby sporo miejsca, ale wciąż jest to limit. Nie zmienia to jednak faktu, że SalesWizard jest na bieżąco doskonalony w dużej mierze na podstawie feedbacku od użytkowników.

Na plus:

  • Intuicyjny, przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs;
  • Dostęp do ponad 30 funkcjonalności, w tym do generatora umów;
  • Praktyczny sposób raportowania postępów;
  • Możliwość dodania funkcjonalności na życzenie;
  • Przemyślany moduł ofertowania;
  • Praktyczna baza wiedzy w postaci bloga firmowego;

Na minus:

  • Brak aplikacji mobilnej;
  • Maksymalnie 60 GB przestrzeni na pliki;
  • Pakiet testowy jest stosunkowo okrojony;

Cena SalesWizard.pl: od 49 do 129 złotych

Synergius

Skrócone info:

Na koniec kolejny polski akcent, czyli Synergius – jeden z najtańszych systemów CRM na rynku. Dla osób bez doświadczenia z narzędziami CRM Synergius może wydać się dość skomplikowany. Wprawne osoby docenią Synergius szczególnie integralność systemu z najpopularniejszymi programami sprzedażowymi. Na wyróżnienie warto odnotować przemyślaną sekcję poświęconą szansom sprzedaży. Warto jednak uzbroić się w duże pokłady cierpliwości przy kontakcie z supportem i synchronizacji skrzynki e-mail. Aplikacja mobilna Synergius ma tak naprawdę wszystko, czego można oczekiwać.

Na plus:

  • Nielimitowana przestrzeń na pliki;
  • Integracje z najpopularniejszymi programami sprzedażowymi;
  • Opcja dodawania zróżnicowanych katalogów produktów;
  • Krótki czas dodawania szans sprzedaży;
  • Praktyczna i intuicyjna aplikacja mobilna;
  • Atrakcyjna cena abonamentu;

Na minus:

  • Brak mierzenia procesu sprzedaży;
  • Problematyczny kontakt z supportem;
  • Stosunkowo skomplikowane narzędzie;

Cena Synergius: od 29 do 90 złotych

Korzyści z wdrożenia CRM w firmie

Bez wątpienia oferta systemów CRM na rynku jest naprawdę szerokie, ale to tylko korzyść dla użytkowników. Odpowiednie oprogramowanie CRM powinno być jednym z pierwszych zakupów firmy, która funkcjonuje w szeroko rozumianej sprzedaży. Szczególnie ważne jest to w przypadku sprzedaży usług i dóbr niematerialnych, np. bankowości czy ubezpieczeń. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie ośmiu niezwykle istotnych korzyści:

  • Zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu – pozwala to na stworzenie wirtualnej kartoteki z łatwym dostępem i niezbędnymi danymi;
  • Poprawa jakości relacji z klientem – kontrahent nie będzie szukać alternatyw, ponieważ poczuje się „zaopiekowany” przez obecny podmiot.
  • Możliwość lepszego dopasowania oferty – CRM pozwala segmentować produkty na te, które mogą zostać sprzedane i na te, które mogą być odrzucone.
  • Efektywniejsze wykorzystanie leadów sprzedażowych – system automatycznie uszereguje leady gorące i zimne, czym zwiększymy efektywność pracy.
  • Profilowanie klientów – możliwość przypisania klienta do jednej z docelowych person pozwala na skuteczniejszy marketing i efektywniejsze kampanie;
  • Zwiększony poziom bezpieczeństwa – zabezpieczenia cybernetyczne stanowią zaporę przed atakami hackerskimi, minimalizując ryzyko wycieku informacji;
  • Umożliwienie sprzedaży krzyżowej – na podstawie obecnie posiadanych produktów możliwe jest „dosprzedanie” kompatybilnych usług;
  • Tworzenie realnych planów sprzedażowych – dzięki analizie skuteczności zespół może otrzymywać realne do osiągnięcia cele sprzedażowe i plany indywidualne.

Powyższe elementy docelowo prowadzą do najważniejszej zalety: wzrost obrotów firmy, a co za tym idzie – zwiększenie zysku. Zamiast stawiać pytanie „czy inwestować w CRM?”, powinniśmy pytać „jaki CRM będzie najlepszy dla mojej firmy?”.