preloader
4DigitalHub.com
Oprogramowanie webowe CRM

Systemy ofertowania online

Jednym z kluczowych elementów w procesie transakcyjnym jest ofertowanie, czyli składanie ofert handlowych potencjalnym nabywcom. Tworzenie oferty nie bazuje tylko na atrakcyjności ceny, ale i na warunkach zawartych w propozycji ofertowej. Przy mikroprzedsiębiorstwach tworzenie ofert w sposób manualny może wydawać się uzasadnione, jednak obsługując setki, a nawet tysiące klientów nie sposób zrealizować zadania bez kompleksowego systemu ofertowania.

Czym jest ofertowanie online?

Najprościej rzecz ujmując, ofertowanie online to proces składania oferty handlowej przy wykorzystaniu narzędzi cyfrowych. Przygotowaną propozycję wysyłamy w formie korespondencji elektronicznej, najczęściej jako wiadomość e-mail. Dokument ofertowy powinien zawierać wszystkie elementy niezbędne do świadomego zawarcia umowy między obydwoma podmiotami. Niektóre branże – na przykład towarzystwa i agencje ubezpieczeniowe – nie tworzą wyłącznie samej propozycji umowy. Konieczne są także suplementy, chociażby OWU, które zawiera listę wyłączeń odpowiedzialności czy przesłanek do zrealizowania polisy ubezpieczeniowej. Nie oznacza to jednak, że w branżach o mniejszym stopniu skomplikowania procedur nie przyda się system ofertowania online. Wręcz przeciwnie – pomoże on usprawnić działanie firmy.

Jakim działom w organizacji może być potrzebny CRM?

Systemy CRM będą używane przez całą firmę. Rynek IT wyspecjalizował się jednak w obsłudze procesów realizowanych w działach:

  • Marketingowym – system CRM ma wspierać docieranie do potencjalnych klientów z ofertą,
  • Sprzedaży – oprogramowanie webowe może wspomóc sprzedaż produktów lub usług, a także pomóc w rozliczeniu sprzedaży,
  • Obsługi klienta – bieżąca komunikacja z klientami i prowadzenie procesu po zakupie usługi lub produktu,
  • Zarządzania – CRM pomoże osobom zarządzającym w generowaniu raportów z różnych działów, badania efektywności pracowników, wykonanych czynności, efektów sprzedaży, itp.

Komu potrzebny jest system ofertowania online?

Standardowy, ręczny proces tworzenia oferty bywa czasochłonny, a jak wiadomo – długi czas oczekiwania działa na niekorzyść podmiotu składającego ofertę. System do tworzenia ofert będzie więc niezwykle użyteczny wszędzie tam, gdzie dochodzi do interakcji na linii B2B lub B2C. Szczególnie ważnymi sektorami w kontekście ofertowania online będą wszelkiego rodzaju hurtownie, przedsiębiorstwa usługowe oraz podmioty świadczące specyficzne usługi, np. sektor bankowy, ubezpieczeniowy czy zdrowotny. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by wykorzystać system ofertowania w branżach znacznie bardziej przyziemnych: w warsztatach samochodowych, w serwisie klimatyzacji czy firmach remontowo-budowlanych.

W czym pomoże system ofertowania online?

Systemy ofertowania online od poszczególnych producentów różnią się od siebie swoją funkcjonalnością, przez co mogą nieść zróżnicowane korzyści. Nadrzędną zaletą jest jednak oszczędność czasu i digitalizacja procesu, dzięki czemu wyraźnie zauważymy wzrost efektywności w danym przedsiębiorstwie. Do najważniejszych zalet systemu ofertowego należy:

  • Skrócenie czasu tworzenia oferty, co bezpośrednio wpływa na szybkość finalizacji transakcji;
  • Neutralizacja ryzyka niedostarczenia korespondencji wskutek czynników niezawinionych (np. niedostarczona umowa z winy poczty);
  • Minimalizacja ryzyka błędu spowodowanego czynnikiem ludzkim (np. stworzenie niekompletnej oferty);
  • Łatwy dostęp do historii złożonych ofert, co pomoże w profilowaniu przyszłych propozycji składanych kontrahentowi;

Możliwość śledzenia statusu oferty i otrzymywanie powiadomień w czasie rzeczywistym o akcjach podjętych przez kontrahenta.

System ofertowania online – jak wygląda procedura ofertowania?

Procedura ofertowania jest niezwykle prosta – nie trzeba do tego specjalistycznego szkolenia czy wcześniejszego doświadczenia z systemami CRM. Jeśli mamy gotową listę towarów lub usług oraz otrzymamy zlecenie od kontrahenta wystarczą trzy proste kroki do stworzenia oferty:

  1. Do modułu ofertowania dodajemy te towary lub usługi, które chcemy zawrzeć w propozycji – zupełnie tak, jak byśmy chcieli zrobić zakupy w sklepie online;
  2. Dodajemy ewentualne załączniki, np. wzór umowy, warunki zawarcia transakcji, a następnie wybieramy podmiot, do którego chcemy skierować ofertę;
  3. Potwierdzamy nasze wybory, upewniamy się, że dane zaczytały się poprawnie, a następnie generujemy ofertę gotową do wysyłki;

Całość jest niezwykle prosta i intuicyjna. Dzięki proponowanym przez nas rozwiązaniom wzrośnie Twoja skuteczność sprzedażowa, a firma odnotuje zwiększone obroty.

Poznaj recenzje dostępnego na rynku oprogramowania do ofertowania online

SalesWizard CRM

SalesWizard CRM to nie tylko intuicyjny system obsługi leadów i CRM. To także system ofertowania online.